Om een of meer berichten of declaraties in te dienen klikt u binnen de dienst waarin u werkt of binnen het Berichtloket op het menu Indienen. Het onderstaande scherm verschijnt.

Het indienen bestaat uit twee stappen: een bericht aanbieden, en een bericht daadwerkelijk indienen.

○ Stap 1: Het bericht aanbieden

Om een bericht aan te bieden sleept u dit vanaf uw pc naar het grote grijze vak, of klikt u op dit vak en bladert u naar het bericht dat u wilt gaan indienen. U kunt op deze wijze één bericht, meerdere berichten achter elkaar, of meerdere berichten tegelijk aanbieden. Alle berichten die u aanbiedt komen in een lijst onder dit vak te staan.

Zodra u een of meer berichten aanbiedt voert VECOZO meteen een ontvangstcontrole uit: is het bericht leesbaar en herkenbaar, heeft het de juiste versie, voldoet het aan de vereiste bestandsgrootte, mag het door de gebruiker ingediend worden, enzovoort.

Het resultaat van deze controle is vrijwel meteen zichtbaar. Bij een bericht dat is goedgekeurd ziet u in de kolom Status een vinkje staan. Let op: het bericht is dan nog NIET verzonden naar de geadresseerde.

Indien gewenst kunt u eerst nog meer berichten aan de lijst toevoegen, berichten verwijderen, of berichten die zijn afgekeurd aanpassen en opnieuw aanbieden. Bent u daarmee klaar, dan dient u de berichten pas daadwerkelijk in (zie stap 2).

Via het vierkantje vooraan de regel selecteert u een bericht dat u wilt verwijderen. Dat doet u door op het prullenbak-icoontje bovenaan deze kolom te klikken. Het vierkantje hoeft u dus niet aan te vinken als u een bericht daadwerkelijk wilt gaan indienen; daarbij heeft dit geen functie.

Via de knop ‘Extra informatie toevoegen’ kunt u bij veel diensten indien gewenst aan elk bericht een eigen referentie meegeven. Met een eigen referentie kunt u een bericht gemakkelijker herkennen en terugzoeken.

Afkeur

Bij een afgekeurd bericht ziet u in de kolom Status een driehoekig waarschuwingsicoontje staan. Als u met uw muis boven dit icoontje gaat hangen verschijnt de reden van de afkeur. Berichten met een waarschuwing worden NIET verder in behandeling genomen of ingediend. Corrigeer eerst de fout, en bied het bericht daarna opnieuw aan.

Maakt uw instantie gebruik van toestemmingsverklaringen, dan mag deze namens een of meer onderliggende instellingen bepaalde berichten indienen. U dient dan eerst de Afzender te selecteren. Dit is de AGB-code namens welke het bericht wordt verstuurd – normaliter gelijk aan de eventuele AGB-code die in het bericht zelf wordt genoemd.

○ Stap 2: Het bericht daadwerkelijk indienen

Om de berichten daadwerkelijk in te dienen klikt u op de knop ‘Direct indienen’ of, als u eerst een eigen referentie heeft toegevoegd, op de knop ‘Indienen’. Alleen alle bij de ontvangstcontrole goedgekeurde berichten op de lijst worden nu ingediend bij VECOZO.

Zodra u een of meer berichten indient vindt een tweede, meer technisch-inhoudelijke controle plaats: zijn alle rubrieken op een correct wijze gevuld, staat alles op de juiste plek en in de juiste volgorde, voldoet de inhoud van het bericht aan de controleregels die hiervoor binnen de keten zijn opgesteld, enzovoort. Dit garandeert dat de geadresseerde het bericht kan ontvangen en inlezen.

Dient u één bericht in, dan volgt meteen het detailscherm van het bericht. Onder het kopje Statusinformatie ziet u de status van het bericht. Het scherm wordt NIET automatisch ververst, druk indien gewenst op F5 om het scherm te verversen en de meest recente status te zien.

Dient u meerdere berichten tegelijk in, dan blijft u de lijst met ingediende berichten zien. De statussen op dit scherm worden WEL automatisch ververst.

Bij goedkeuring wordt het bericht door VECOZO aangeboden aan de geadresseerde, en wordt de status ‘Aangeboden’ of ‘Bezorgd’. Bij afkeur ontvangt u een foutbericht en wordt de status ‘Afgekeurd door dienst’.

Afkeur

Als een bericht door VECOZO tijdens een technische controle wordt afgekeurd, dan wordt dit bericht NIET doorgezonden naar de geadresseerde. Wilt u wilt weten waarom een bericht is afgekeurd, klik dan (indien nodig) op de regel met het afgekeurde bericht om naar het detailscherm van dat bericht te gaan.

Op het detailscherm ziet u onder het kopje Statusinformatie de reden van de afkeur. Soms is de tekst in deze kolom te lang om helemaal te tonen. U kun dan met uw muis boven de melding gaan hangen; de hele tekst verschijnt dan in een tekstballon.

In veel gevallen vindt u bij door VECOZO afgekeurde berichten meteen onder de Statusinformatie ook nog een kopje Meldingen, waarin de foutcode, omschrijving en eventuele toelichting zichtbaar zijn.

Bij een afkeur wordt meestal ook een foutbericht naar u verstuurd. In dat geval ziet u na het kopje Meldingen ook nog een kopje Conversatie. De conversatie bevat het geheel van heen-, retour- en/of foutberichten van een bepaald bericht.

Klik op de regel van het afkeurbericht om het detailscherm van dat bericht te openen. Op dit detailscherm  vindt u bovenaan twee downloadknoppen, waarmee u het foutbericht naar keuze gezipt of ongezipt kunt downloaden en daarna kunt importeren in uw softwarepakket.

Nadat u de fout in het eerder aangeboden bericht heeft hersteld kunt u dit opnieuw aanbieden.

Let op: na het downloaden van de payload (het fysieke bestand) is dit nog 24 uur beschikbaar in het Berichtloket. Daarna wordt het bestand automatisch verwijderd en zijn de downloadknoppen niet meer beschikbaar. De bijbehorende informatie over het bericht blijft wel zichtbaar, totdat de bewaartermijn voor de betreffende dienst is verstreken.