Om naar berichten te zoeken klikt u in het Berichtloket of de dienst waarin u werkt op het menu Berichten zoeken. Het onderstaande scherm verschijnt.

Op dit scherm ziet u bovenaan een aantal zoekcriteria waarmee u naar berichten kunt zoeken (kunt 'filteren'). Als u het zoekscherm benadert vanuit een specifieke dienst zullen het filter en bijbehorende zoekresultaat al zijn afgestemd op de berichtstroom van die dienst.  Het actieve filter ziet u in de gele balk. U kunt dat filter indien gewenst aanpassen.

Onder de filter-opties ziet u een lijst met berichten die aan het actieve zoekfilter voldoen. Om een bericht te bekijken of te downloaden klikt u op de regel van het gewenste bericht. Hierdoor opent het detailscherm van dat bericht.

Het zoekresultaat is standaard gesorteerd op datum en tijd, met de nieuwste berichten bovenaan. U kunt de lijst ook op een van de andere kolommen sorteren. Door op de kolomtitel te klikken kunt u het zoekresultaat oplopend of aflopend sorteren.

• Afzender:
  De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode in het bericht van de partij waarvan het bericht afkomstig is.
• Geadresseerde:
  De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode van de partij waarnaar het bericht verstuurd is.
• Berichtstroom:
  De berichtstroom waar het bericht onder valt
• Status:
  Een bericht kan verschillende statussen hebben:
    Ontvangen: het bericht is door VECOZO ontvangen, maar moet nog worden verwerkt;
    Wordt verwerkt: het bericht wordt door VECOZO verwerkt;
    Verwerking voltooid: het bericht is door VECOZO verwerkt;
    Aangeboden: het bericht is door VECOZO aangeboden aan de geadresseerde;
    Bezorgd: het bericht is door de geadresseerde opgehaald;
    Afgekeurd door dienst: het bericht is door VECOZO afgekeurd.
• Ontvangen:
  Datum en tijdstip waarop het bericht door VECOZO is ontvangen.

Via de knoppen 'Vorige' (<) en 'Volgende' (>) kunt u bij een zoekresultaat dat uit meerdere pagina's bestaat bladeren door de verschillende pagina's. Het aantal zoekresultaten per pagina (10, 25, 50 of 100) kunt u links onderaan de pagina instellen.

Via de selectie-vakken vooraan elke regel kunt u een of meer berichten of retourberichten selecteren. Bovenaan de lijst met zoekresultaten verschijnt dan een downloadknop. Via deze knop kunt u de geselecteerde berichten die downloadbaar zijn in één keer ophalen. Deze berichten worden dan in één zipbestand opgeslagen op uw pc.

Via de knop ‘Exporteer’ () rechts boven de lijst kunt u de volledige lijst met het zoekresultaat exporteren naar een Excel-bestand en van daaruit eventueel uitprinten.

Let op: wilt u geen berichten, maar een lijst met Wmo of Jeugdwet declaraties inclusief bedragen exporteren, gebruik dan het menu Declaraties zoeken, en exporteer de lijst vanuit dat zoekresultaat.

○ Het zoekfilter gebruiken

Via het zoekfilter kunt u met behulp van een of meer criteria naar ontvangen en verzonden berichten zoeken. 

• Conversatie-, Referentie-, Traceer ID of Berichtinhoud:
  Via dit zoekveld kunt u zoeken op de unieke kenmerken van een bericht of berichtpaar, zoals de bericht ID's of uw eigen referentie. Afhankelijk van de dienst kan via dit veld ook op berichtinhoudelijke zaken worden gezocht, zoals bij Wmo en Jeugdwet berichtenverkeer bijvoorbeeld de BerichtIdentificatie, of het factuurnummer van declaraties.
  
  
  Conversatie ID: Dit ID wordt bij sommige diensten gebruikt om de heen- en retourberichten aan elkaar te koppelen. Het Conversatie ID is bij beide berichten dan gelijk. Als u op dit ID zoekt vindt u (indien aanwezig) zowel het heen- als het retourbericht.
  Referentie ID: Dit is de eigen referentie die (optioneel) bij het indienen van veel berichten kan worden toegevoegd.
  Traceer ID: Dit is een uniek ID dat aan elk bericht verplicht moet worden meegegeven.
  
  
  De eerste vijf karakters volstaan; u hoeft voor het zoeken via dit veld dus niet het hele ID of de gehele zoekterm in te voeren, maar wel altijd de eerste karakters.
• Periode:
  De periode waarin u naar berichten wilt zoeken. Deze is standaard ingesteld op de afgelopen week. U kunt dit aanpassen naar de afgelopen 24 uur, de afgelopen maand, of een aangepaste periode opgeven. Let daarbij op de bewaartermijn die voor de betreffende berichten geldt.
• Dienst:
  De dienst waarbinnen u naar berichten zoekt. U kunt meer dan één dienst selecteren. Deze optie toont alleen de diensten waarvoor u geautoriseerd bent. 
• Berichtstroom:
  De berichtstroom (het type bericht) waarnaar u zoekt. Als u bij de optie Dienst al een of meerdere diensten heeft geselecteerd, dan worden hier alleen de stromen getoond die bij die dienst(en) horen.

Via de knop Meer filters kunt u een aantal extra zoekmogelijkheden oproepen en gebruiken :

• Afzender:
  De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode in het bericht (van de partij waarvan het bericht afkomstig is).
• Geadresseerde:
  De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode in het bericht (van de partij waarnaar het bericht verstuurd is).
• Indiener:
  De VECOZO-code waaronder het certificaat valt waarmee de berichten zijn ingediend. Dit kan handig zijn als u gebruik maakt van toestemmingsverklaringen, en met uw eigen certificaten voor meerdere partijen berichten afhandelt.
• Gebruikersnummer indiener:
  Het gebruikersnummer van het persoonlijk certificaat of systeemcertificaat waarmee de berichten zijn ingediend.
• Indienmethode:
  De manier waarop een bericht aan VECOZO is aangeboden: via FTPS en een systeemcertificaat, via de VECOZO website met een persoonlijk certificaat, of via een webservice met een systeemcertificaat en uw eigen softwarepakket.
• Berichtstatus:
  De actuele (laatst bekende) status van het bericht.

Bij het zoeken op Afzender of Geadresseerde kunt u de 8-cijferige AGB-code van de praktijk of instelling, de 4-cijferige UZOVI-code van een zorgverzekeraar of zorgkantoor, of de 4-cijferige gemeente-code van een gemeente opgeven. Bij het zoeken op Indiener kunt u een 6-cijferige VECOZO-code opgeven.

U kunt deze codes zelf invoeren, of opzoeken via het vergrootglas naast het zoekveld. Er verschijnt dan een extra scherm. Daarop kunt u met behulp van diverse criteria de code van de gewenste partij opzoeken.

Nadat u alle gewenste criteria heeft ingesteld klikt u op de knop ‘Filter’. De lijst met zoekresultaten toont dan alle berichten die aan de ingevoerde zoekcriteria voldoen. De gekozen criteria (het actieve filter) ziet u in de gele balk. 

Voor een nieuwe zoekopdracht kunt u het filter aanpassen (zoekcriteria toevoegen of verwijderen) of het filter wissen en opnieuw instellen. Daarna klikt u opnieuw op de knop Filter.

○  ​Overzichten

Als u snel wilt zien welke berichten u onlangs heeft verzonden of welke berichten u nog niet heeft opgehaald kunt u de opties Overzicht ingediende berichten en Overzicht gereedstaande berichten in het hoofdmenu van het Berichtloket gebruiken.

Deze overzichten tonen van nieuw naar oud alle door uw AGB-code verzonden berichten, of alle aan uw AGB-code aangeboden maar nog niet opgehaalde berichten. In het overzicht ziet u altijd alle Berichtloket-diensten waarvoor u geautoriseerd bent.

De overzichten kunnen niet verder op dienst of berichtstroom gespecificeerd worden; gebruik daarvoor de normale filtermogelijkheden.

Ook vanuit deze lijst kunt u een of meer berichten selecteren en downloaden via de selectievierkantjes vooraan de regels.