Het menu van de Berichtenbox bestaat voor een gebruiker uit ‘Instellingen’ en ‘Berichten’. Voor een beheerder (de VECOZO-contactpersoon) bestaat het menu daarnaast nog uit ‘Nieuwe functionele berichtenbox’ en ‘Beheren functionele berichtenboxen’.

1. Via het menu Instellingen kunt u de instellingen beheren. Deze hebben betrekking op het instellen van notificaties en het geven van toestemming om met uw persoonlijke berichtenbox in het adresboek opgenomen te worden.
2. Via het menu ‘Beheren functionele berichtenboxen’ kan de beheerder wijzigingen doorvoeren aan de functionele berichtenbox.
3. Via het menu ‘Nieuwe functionele berichtenbox’ kan de beheerder een nieuwe functionele berichtenbox aanmaken.
4. Via het menu ‘Berichten’ komt u in het overzicht van uw berichtenboxen en kunt u werken in de berichtenbox(en).

Als u de Berichtenbox voor het eerst benadert dient eenmalig u de gebruiksvoorwaarden te accepteren. Nadat deze zijn geaccepteerd, wordt de Berichtenbox geactiveerd. Bovenaan de pagina ziet u een voortgangsbalk, zodat u kunt zien bij welke stap u bent.

In stap 1 kunt u de gebruiksvoorwaarden doorlezen. In stap 2 kunt u aangeven of uw gegevens opgenomen mogen worden in het adresboek. In stap 3 rondt u het proces af.

Door op de link ‘Gebruiksvoorwaarden’ te klikken worden de gebruikvoorwaarden getoond. Dit gebeurt in een nieuw venster, in de vorm van een PDF-bestand. In de Gebruiksvoorwaarden leest u hoe VECOZO met uw gegevens omgaat.

U dient de gebruiksvoorwaarden te accepteren om gebruik te kunnen maken van de Berichtenbox.

Door op de knop Doorgaan te klikken gaat u naar de volgende stap.

Als u akkoord bent gegaan met de gebruiksvoorwaarden volgt een scherm waarin u toestemming aan VECOZO kunt geven om uw naam, instantie en berichtenboxnummer te tonen in het adresboek van de Berichtenbox, zodat u vindbaar bent voor andere gebruikers. De zichtbaarheid van de contactgegevens kunt u later altijd nog aanpassen via het menu Berichtenbox > Instellingen.

Nadat u uw keuze heeft gemaakt klikt u op knop Doorgaan en kunt u de Berichtenbox gebruiken.

Als u niet akkoord bent gegaan met de gebruiksvoorwaarden wordt de Berichtenbox niet geactiveerd, en kunt u deze niet gebruiken. Door hierin op de link 'Hier' te klikken kunt u de gebruiksvoorwaarden alsnog lezen en accepteren.

De Berichtenbox heeft een maximale grootte van 250 Mb. Bij overschrijden van dit maximum kunt u geen berichten meer versturen. U kunt wel berichten blijven ontvangen. Het bericht waarbij het maximum daadwerkelijk wordt overschreden kan nog wel worden verstuurd.

Als de limiet is overschreden wordt een scherm met een melding getoond. U kunt weer ruimte in de Berichtenbox maken door berichten te verwijderen. Let daarbij op dat de berichten ook uit de map ‘Verwijderde berichten’ kunnen/moeten worden verwijderd.

Als u een nieuw bericht wil aanmaken klikt u op ‘+ Nieuw bericht’. Wanneer u op ‘+ Nieuw bericht’ hebt geklikt ziet u dat ‘Concepten’ aan de linkerkant dikgedrukt wordt.  Bij meerdere berichtenboxen ziet u in het bericht bij ‘Van’ staan namens welke berichtenbox het bericht ingediend wordt. Dit kan altijd aangepast worden.  

Geadresseerde

U dient minimaal één geadresseerde voor het bericht op te geven. U kunt een of maximaal 50 geadresseerden voor het bericht toevoegen door de gebruiker te zoeken en selecteren via het Adresboek, of door een geldig Berichtenboxnummer (de 12-cijferige code van de geadresseerde gebruiker) in te toetsen en die te bevestigen via de enter-toets.

U kunt een of maximaal 50 geadresseerden die u een kopie (CC) van het bericht wilt sturen toevoegen door de gebruiker te zoeken en selecteren via het Adresboek, of door een geldig Berichtenboxnummer (de 12-cijferige code van de geadresseerde gebruiker) in te toetsen en die te bevestigen via de enter-toets.

Door op het groene plusje in de velden 'Aan' of 'CC' te klikken opent u het Adresboek. Via het Adresboek kunt u één of meerdere geadresseerden toevoegen. In het Adresboek vindt u standaard alle gebruikers, behalve gebruikers die ervoor gekozen hebben niet meer in het Adresboek te willen staan (zie Instellingen beheren).

U kunt ook berichten versturen naar gebruikers die niet in het Adresboek staan, maar dan dient u handmatig het Berichtenboxnummer in te toetsen. Let op, dit is niet het gebruikersnummer van een persoonlijk certificaat, maar een apart, 12-cijferig nummer. U kunt uw eigen Berichtenboxnummer opzoeken via het Adresboek.

U kunt zoeken op de naam van de functionele berichtenbox of gebruiker, of op een gedeelte daarvan (minimaal 2 tekens), al dan niet in combinatie met de Instantienaam. Het zoeken op alleen de Instantienaam, AGB-code of UZOVI-code geeft als resultaat een lijst van alle gebruikers binnen de instantie.

Let op: als u een persoonlijke berichtenbox wilt zoeken, vink dan 'Alle berichtenboxen' aan.

Selecteer de gewenste gebruiker door op de betreffende regel te klikken; de geselecteerde regel wordt dan vet gedrukt en de gebruiker wordt toegevoegd aan het veld 'Aan' of 'CC'. Door nogmaals op de regel te klikken wordt de gebruiker weer verwijderd; de geselecteerde regel is dan ook niet meer vet gedrukt.

U kunt maximaal 50 adressen/gebruikers toevoegen. Als u meer dan 50 gebruikers selecteert, volgt de melding ’Er mogen maar maximaal 50 geadresseerden toegevoegd worden’.

Wanneer een geadresseerde de zichtbaarheid uit heeft staan, dan is de geadresseerde niet te vinden in het Adresboek. Neem dan contact op met de betreffend persoon indien mogelijk.

Als u een functionele berichtenbox zoekt, kunt u zoeken op de berichtenboxnaam, instantie, AGB-code of UZOVI. Tevens kunt u aangeven welk doel aan de functionele berichtenbox zit, zodat het makkelijker wordt om een functionele berichtenbox te vinden.

Onderwerp

Het onderwerp van het bericht is een verplicht veld, en kan maximaal 100 karakters bevatten.

Bijlage(n)

U kunt bijlagen aan het bericht toevoegen door de bestanden te slepen naar deze regel, of door te klikken op de regel en de bijlagen via uw browser dialoogscherm toe te voegen. U kunt maximaal 50 bijlagen toevoegen, met een gezamenlijke grootte van maximaal 100 Mb. U krijgt een melding als het maximum aantal bijlagen of de maximale 100 Mb worden overschreden.

Handelingen onverenigbaar zijnde met de wet zoals het via de Berichtenbox versturen van medische patiëntendossiers zijn verboden en kunnen leiden tot beëindiging van gebruik van de Berichtenbox.

Inhoud

In het veld Inhoud kunt u de tekst van het bericht intikken. Dit is 'platte' tekst; tekstopmaak zoals vet en cursief is niet mogelijk.

Verzenden

Als u de gewenste geadresseerde(n) heeft toegevoegd sluit u het Adresboek af om terug te keren naar uw bericht.

Door te klikken op de knop Verzenden wordt het bericht verzonden.

Verwijderen

Zodra de velden Onderwerp of Inhoud zijn gevuld wordt bovenaan het scherm een knop Verwijderen actief. Indien gewenst kunt u het bericht daarmee verwijderen. Het bericht wordt dan niet verstuurd, en wordt ook niet opgeslagen in 'Concepten' of 'Verwijderde berichten'.

U kunt het bericht verzenden nadat u alle verplichte velden hebt ingevuld.

Via Berichtenbox > Berichten kunt u per berichtenbox via een viertal postbussen uw berichten terug vinden:

• via de postbus Concepten: de berichten die automatisch zijn opgeslagen, maar nog niet zijn verzonden;
• via de postbus Ontvangen: berichten de berichten die zijn ontvangen;
• via de postbus Verzonden: berichten de berichten die zijn verzonden;
• via de postbus Verwijderde berichten: de ontvangen en verzonden berichten die zijn verwijderd.

Door in het menu een van de postbussen te selecteren opent u een lijst met alle berichten in die postbus. Ongelezen berichten zijn vet gedrukt. Afgezien van de kolomtitels (Aan of Van en Ontvangen, Verstuurd of Laatst aangepast) zijn de lijsten en functionaliteiten voor alle postbussen gelijk:

• U kunt één of meerdere berichten die u wilt downloaden of verwijderen selecteren door op de betreffende regel het vierkantje vooraan de regel aan te vinken. Om alle zichtbare berichten in één keer te selecteren vinkt u het vierkantje boven de eerste regel aan. U downloadt of verwijdert de berichten vervolgens via de knoppen bovenaan het scherm.
• In de kolom ‘Van of Aan zie u de afzender of geadresseerde van het ontvangen of verzonden bericht.
• In de kolom Onderwerp ziet u het onderwerp dat aan het ontvangen of verzonden bericht is meegegeven.
• In de kolom Ontvangen, Verstuurd of Laatst aangepast ziet u de datum waarop een bericht is ontvangen of verzonden, of een concept bericht is aangepast. Concepten worden automatisch opgeslagen; de datum en tijd wordt daarbij iedere keer aangepast.
• Door op de kolomtitel te klikken kunt u de berichten op datum oplopend of aflopend sorteren.
• In de kolom Grootte ziet u hoe groot het bericht is.
• Door op de kolomtitel te klikken kunt u de berichten op grootte oplopend of aflopend sorteren.
• In de kolom Bijlage ziet u een paperclip staan als het bericht een of meerdere bijlagen bevat.
• Door op de kolomtitel te klikken kunt u de berichten op met en zonder bijlage sorteren.
• Door op het pijltje omlaag te klikken kunt u aangeven hoeveel regels u in de postbus op uw scherm wilt zien (10, 25, 50 of 100).
• Door op de knop Ververs te klikken wordt het scherm opnieuw geladen. Als u de postbus Ontvangen ververst worden nieuw ontvangen berichten meteen in de lijst getoond.
• Door op de knop Downloaden te klikken kunt u de berichten waarbij in de eerste kolom vinkjes zijn gezet opslaan op uw pc. De berichten worden per bericht opgeslagen in PDF-formaat. De naam van het bestand bevat de datum van opslaan en het onderwerp van het bericht. Downloadt u meerdere berichten tegelijk, dan worden deze berichten in één ZIP-bestand gebundeld. De naam van het bestand bevat de datum van opslaan.
• Door op de knop Verwijderen te klikken verwijdert u de berichten waarbij in de eerste kolom vinkjes zijn gezet. De verwijderde berichten worden in de postbus Verwijderde berichten geplaatst. Verwijdert u de berichten ook uit deze postbus, dan worden ze definitief verwijderd.
• Als de postbus meer dan één pagina aan berichten bevat wordt hier het aantal pagina’s getoond en worden de knoppen Vorige en Volgende actief.