Om een ingediende of afgehandelde declaratie terug te zoeken op onze website kiest u voor Mijn diensten > Declareren > Zoeken. U kunt met behulp van verschillende criteria declaraties terugzoeken:

• Actuele declaraties. Via deze optie kunt u de meest recente declaraties raadplegen tot 3 maanden terug.
• Zoeken op referentie. Via deze optie kunt u zoeken op basis van de referentie die u aan een declaratie hebt gegeven, of de referentie die een zorgverzekeraar/gemeente aan een retourbestand heeft meegegeven.
• Zoeken op indienperiode. Via deze optie kunt u op datum zoeken, tot maximaal een jaar terug. 
• Zoeken naar retourbestand. Via deze optie kunt op datum (tot maximaal een jaar terug), zorgverzekeraar of gemeente en bestandsstatus zoeken naar retourbestanden die u zijn aangeboden.

Er is een aparte zoekfunctie voor het zoeken naar declaraties. De declaraties zijn ook te vinden via het menu 'Berichten zoeken', maar bij declaraties is vaak specifieke informatie gewenst. Die informatie wordt snel en overzichtelijk getoond via het menu 'Declaraties zoeken':

Op dit scherm ziet u bovenaan een aantal zoekcriteria. Onder de filteropties ziet u een lijst met declaraties die aan het opgegeven zoekfilter voldoen. Om de gegevens over een individuele declaratie te bekijken of de retourinformatie daarvan te downloaden klikt u op de regel van de gewenste declaratie. Dan opent het detailscherm van die declaratie.

Het zoekresultaat is standaard gesorteerd op datum en tijd, met de laatst ingediende declaraties bovenaan. U kunt de lijst ook op een van de andere kolommen sorteren. Door op de kolomtitel te klikken kunt u het zoekresultaat oplopend of aflopend sorteren.

• Afzender: De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode in de declaratie van de partij waarvan de declaratie afkomstig is;
• Geadresseerde: De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode van de partij waarnaar de declaratie verstuurd is;
• Declaratienummer: Het declaratie-/factuurnummer uit het ingediende declaratiebestand;
• Ingediend bedrag: Het totaalbedrag uit het ingediende declaratiebestand;
• Toegekend bedrag: Het totaalbedrag dat volgens de retourinformatie is vergoed. Staat in deze kolom nog geen bedrag, dan is er nog geen retourinformatie beschikbaar;
• Ontvangen: Datum en tijdstip waarop de ingediende declaratie door VECOZO is ontvangen.
• Status: Een declaratie kan verschillende statussen hebben:
  
    Ontvangen door VECOZO: De declaratie is door VECOZO ontvangen, maar moet nog worden verwerkt;
  
    Afgekeurd door VECOZO: De declaratie is door VECOZO technisch afgekeurd. Op het detailscherm van de ingediende declaratie ziet u waarom;
  
    Aangeboden: De declaratie is door VECOZO technisch goedgekeurd en aangeboden aan de geadresseerde;
  
   Bezorgd: De aangeboden declaratie is door de geadresseerde opgehaald;
  
    Volledig toegekend: De declaratie is door de geadresseerde inhoudelijk beoordeeld; het gedeclareerde bedrag wordt volledig vergoed;
  
    Niet volledig toegekend: De declaratie is door de geadresseerde inhoudelijk beoordeeld; het gedeclareerde bedrag wordt niet of niet volledig vergoed;

Via de knoppen 'Vorige' (<) en 'Volgende' (>) kunt u bij een zoekresultaat dat uit meerdere pagina's bestaat bladeren door de verschillende pagina's. Het aantal zoekresultaten per pagina (10, 25, 50 of 100) kunt u links onderaan de pagina instellen.

Zoekfilter gebruiken

Via het zoekfilter kunt u met behulp van één of meer criteria naar ontvangen en verzonden berichten zoeken.

• Referentie/Declaratienummer, Berichtidentificatie of Referentie ID:
  Via dit zoekveld kunt u zoeken op de unieke kenmerken van een declaratie, zoals bericht ID's of uw eigen factuurnummer of referentie.
  De eerste vijf karakters volstaan; u hoeft voor het zoeken via dit veld dus niet het hele ID of de gehele zoekterm in te voeren;
• Periode: Deze is standaard ingesteld op de afgelopen week. U kunt dit aanpassen naar de afgelopen 24 uur, de afgelopen maand, of een aangepaste periode. Let daarbij op de bewaartermijn voor de betreffende declaratiestroom;
• Declaratietype: Het soort declaratie waarnaar u zoekt (de naam van de berichtstroom en de dienst waaronder deze valt). 
• Declaratiestatus: De actuele status van de declaratie.

Via de knop Meer filters kunt u een aantal extra zoekmogelijkheden gebruiken :

• Afzender: De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode in de declaratie (van de partij waarvan het bericht afkomstig is);
• Geadresseerde: De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode in het bericht (van de partij waarnaar het bericht verstuurd is);
• Indiener: De VECOZO-code waaronder het certificaat valt waarmee de berichten zijn ingediend. Dit kan handig zijn als u gebruik maakt van toestemmingsverklaringen, en met uw eigen certificaten voor meerdere partijen berichten afhandelt;
• Gebruikersnummer indiener: Het gebruikersnummer van het VECOZO-account of systeemcertificaat waarmee de berichten zijn ingediend.

Bij het zoeken op Afzender of Geadresseerde kunt u de 8-cijferige AGB-code van de praktijk of instelling, de 4-cijferige UZOVI-code van een zorgverzekeraar of zorgkantoor, of de 4-cijferige gemeentecode van een gemeente opgeven. Bij het zoeken op Indiener kunt u een 6-cijferige VECOZO-code opgeven.

U kunt deze codes zelf invoeren, of opzoeken via het vergrootglas naast het zoekveld. Er verschijnt dan een extra scherm. Daarop kunt u met behulp van diverse criteria de code van de gewenste partij opzoeken. Klik op het zoekresultaat van uw keuze om de bijbehorende code in de zoek-opties van het filter te plaatsen.

Nadat u alle gewenste criteria heeft ingesteld klikt u op de knop ‘Filter’. De lijst met zoekresultaten toont dan alle declaraties die aan de ingevoerde zoekcriteria voldoen. De gekozen criteria (het actieve filter) ziet u in de gele balk.

Voor een nieuwe zoekopdracht kunt u het filter aanpassen (zoekcriteria toevoegen of verwijderen) of het filter wissen en opnieuw instellen. Daarna klikt u opnieuw op de knop Filter.