Voor het valideren van declaratiebestanden heeft u een geldig persoonlijk certificaat met declaratierechten nodig. De declaratiebestanden die u wilt gaan valideren moeten aan bepaalde specificaties (de zogeheten EI-standaard) voldoen. Hiervoor heeft u een softwarepakket voor uw specifieke zorgverlenerssoort nodig. VECOZO kan u niet adviseren welk programma het meest geschikt is. Neem daarvoor contact op met uw koepelorganisatie, belangenvereniging of collega’s waarvan u weet dat zij al declareren via VECOZO.

Het indienen van een validatie kan alleen op onze website. Hiervoor hebt u een geldig persoonlijk certificaat nodig. Om een declaratiebestand te valideren kiest u voor Mijn diensten > Declareren > Valideren. U ziet dan een scherm waarop u het te valideren declaratiebestand kunt selecteren, een referentie kunt opgeven en kunt aangeven of u een notificatiemail wilt ontvangen zodra de status van uw validatie wijzigt.

Heeft u alles ingevuld dan klikt u op ‘Valideren EI-bestand’. Uw bestand wordt verstuurd naar VECOZO, voorzien van een validatie-ID en doorgaans binnen enkele ogenblikken gecontroleerd. Als u ‘Notificatie bij resultaat van technische controle door VECOZO’ heeft aangevinkt ontvangt u een e-mail zodra dit gebeurd is. Met behulp van het validatie-ID kunt het bestand terugzoeken en het resultaat van de controle nagaan.

Een bestand dat u valideert wordt, ongeacht of het wordt goedgekeurd of afgekeurd, NIET doorgestuurd naar de betreffende zorgverzekeraar. De validatiemodule is een extra hulpmiddel dat los staat van het indienproces.

Om een gevalideerd declaratiebestand terug te zoeken kiest u voor het menu Mijn diensten > Declareren > Overzicht validaties. U ziet dan een lijst met bestanden die u de afgelopen vijf dagen heeft gevalideerd, met o.a. een kolom ‘Status’.

Een validatie kan drie verschillende statussen hebben:

• Ontvangen: het te valideren bestand is ontvangen door VECOZO maar moet nog gevalideerd worden.
• Correct bevonden: het bestand is gecontroleerd en voldoet aan de technische eisen.
• Afgekeurd: het bestand is gecontroleerd en voldoet niet aan de technische eisen.

Om een validatie uit het overzicht nader te bekijken klikt u op het blauwe validatie-ID; u ziet dan een scherm met detailinformatie. Als het bestand is afgekeurd ziet u onderaan dit scherm een overzicht van de geconstateerde foutcodes inclusief de regel en rubriek van het bestand waarin het probleem zich heeft voorgedaan. Met behulp van deze informatie kunt u (of uw softwareleverancier) de fout herstellen. Indien nodig kunt u een bestand met retourinformatie downloaden en inlezen in uw softwarepakket.

Validaties worden vijf dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Als u bij het indienen van het bestand ‘Notificatie bij resultaat van technische controle door VECOZO’ heeft aangevinkt krijgt u 24 en 48 uur nadat het bestand is ingediend een herinnering dat het validatieresultaat verwijderd gaat worden.

Handmatig verwijderen is tussentijds mogelijk door de betreffende regel(s) in het validatie-overzicht aan te vinken en daarna onderaan het overzicht op de knop Verwijderen te klikken.