Als u een Machtigingsaanvraag via de website aan wil vragen, kiest u voor Mijn diensten > Machtigingenportaal > Aanvragen > Zorgverzekeraar (Zvw) of Zorgkantoor (Wlz).

1. Allereerst is het belangrijk om een begindatum op te geven. De begindatum geeft aan per welke datum u de machtiging aanvraagt. U kunt met terugwerkende kracht een machtigingsaanvraag indienen als de zorgverzekeraar dit toestaat. U vult dan een datum uit het verleden in.
   U kunt geen machtiging in de toekomst aanvragen, omdat er een Controle Op Verzekeringsgegevens (COV) wordt uitgevoerd en niet in de toekomst bekeken kan worden waar een patiënt verzekerd is.
   
   
2. De machtigingsaanvraag begint altijd met een Controle op Verzekeringsgegevens (COV), zodat kan worden bepaald bij welke verzekeraar de machtiging moet worden aangevraagd.
    Er zijn diverse zoekcriteria, maar niet alle criteria hoeven ingevuld te worden. U klikt op de zoekknop en als er één verzekerde wordt gevonden verschijnt het scherm ‘Aanvragen machtiging’. Het is mogelijk dat er meer dan één verzekerde gevonden wordt, dan verschijnt een tussenstap:
   
   
3. Vervolgens wordt automatisch de AGB-code van de praktijk vermeld waaronder u bent ingelogd. Als dit niet klopt, bent u ingelogd onder een andere praktijk AGB-code. Daarna vult u de 8-cijferige AGB-code in van de zorgverlener die de behandeling gaat uitvoeren.
   
   
   
   
4. Hierna vult u de gegevens in van de gewenste zorgsoort, specialisme en verstrekking (soort behandeling). Er kan alleen gekozen worden voor specialismen en verstrekkingen die door de betreffende zorgverzekeraar worden ondersteund. Als er specialismen/verstrekkingen ontbreken, kan de machtiging niet digitaal aangevraagd worden.
5. Tot slot vinkt u aan of u een notificatiemail wenst te ontvangen en vult u één of meerdere e-mailadressen in zodat u bericht krijgt wanneer:

• de aanvraag is beoordeeld door de zorgverzekeraar;
• de zorgverzekeraar een machtigingsnummer aan de machtiging toekent;
• de zorgverzekeraar aangeeft extra informatie nodig te hebben voor de beoordeling van de aanvraag;
• de aanvraag langer dan 24 uur de status opgeslagen heeft. Aanvragen die na tien dagen nog steeds deze status hebben worden automatisch verwijderd.

Hierna start de vragenlijst die is opgesteld door de betreffende zorgverzekeraar.

Als uw softwareprogramma het Machtigingenportaal ondersteunt kunt u via de ‘Instroomservice’ doorlinken naar het Machtigingenportaal. Gegevens van de verzekerde, de verstrekking, gegevens van uw instantie en zorgverlener zijn dan al bekend. Het voordeel hiervan is dat deze gegevens niet nogmaals handmatig ingevuld hoeven te worden door de aanvrager. De gegevens staan door de instroomservice met één druk op de knop meteen in het Machtigingenportaal.

Om hiervan gebruik te maken heeft u een systeemcertificaat en een persoonlijk VECOZO-certificaat voor de aanvrager nodig. Een persoonlijk VECOZO-certificaat is nodig omdat u de aanvraag op de website afrond. Beide certificaten hebben de autorisaties voor het Machtigingenportaal nodig en moeten gekoppeld zijn aan dezelfde praktijk AGB-code. Het is niet mogelijk om met certificaten onder de ene AGB-code machtigingen aan te vragen voor een andere AGB-code.

LET OP:

- Indien het systeemcertificaat en het persoonlijk certificaat niet onder dezelfde AGBcode vallen, krijgt u de foutmelding 'onvoldoende rechten om de opgeslagen instroom-sessie te starten'.

- De instroomservice is niet van toepassing voor de verstrekkingen die vallen onder de onderstaande zorgsoorten. Deze verstrekkingen kunnen enkel rechtstreeks via het Machtigingenportaal op de website van VECOZO  aangevraagd worden.

• Mondzorg WLZ
• Paramedische Hulp
• Hulpmiddelenzorg
• Geestelijke gezondheidszorg (GGZDBC)

De gecontracteerde ziekenhuizen kiezen in het Machtigingenportaal voor de zorgsoort ‘Ziekenhuiszorg’, het specialisme ‘Buitenlandse zorgverlener’ en de verstrekking ‘Buitenlandse aanvraag’. Hierbij hoeft (in tegenstelling tot aanvragen door Nederlandse ziekenhuizen) geen persoonlijke AGB-code van de zorgverlener te worden ingevuld.

De volgende stap is het invullen van een aanvraagformulier dat voor bepaalde zorgverzekeraars uniform is. In het aanvraagformulier is tevens een toestemmingsverklaring, zie onderstaand document, voor de patiënt opgenomen. Dit formulier kunt u uitprinten, door de patiënt in laten vullen, inscannen en toevoegen aan de aanvraag. Let op: deze verklaring is verplicht.

Toestemmingsverklaring

Na het afronden en indienen van de aanvraag wordt deze ter beoordeling aangeboden aan een medisch adviseur van de betreffende zorgverzekeraar. Het resultaat van deze beoordeling wordt via het machtigingenportaal teruggekoppeld aan de aanvrager.