In onderstaande afbeelding zijn de verschillende stappen van de uitvraagmodule van het Zorginkoopportaal schematisch weergegeven.

Opmerkingen:

• Tijdens het invullen of wijzigen van een vragenlijst is het op elk moment mogelijk om terug te gaan naar de vorige pagina. Gebruik hiervoor onderaan de knop ‘vorige’ of ‘volgende’ in de vragenlijst zelf. Gebruik hiervoor niet de knoppen bovenaan de website.
• Tijdens het invullen of wijzigen van een vragenlijst is het op elk moment mogelijk om de vragenlijst en/of applicatie te verlaten. Alle ingevulde en opgeslagen gegevens blijven bewaard.

U ontvangt vanuit de zorgverzekeraar een e-mail waarin wordt aangegeven dat er voor u een vragenlijst klaarstaat in de uitvraagmodule. Om bij de vragenlijst te komen logt u in met uw persoonlijk certificaat van VECOZO. Als u ingelogd bent en er staat een vragenlijst voor u klaar, ziet het scherm er als volgt uit:

Voor het invullen van de vragenlijst klikt u op het icoontje onder ‘Acties’. Wanneer u geen vragenlijst ziet staan dan is er voor u geen vragenlijst klaargezet onder de AGB-code waarmee u bent ingelogd. Als uw certificaat ook is gekoppeld aan een zorgverleners AGB-code, kunt u hiertussen wisselen in de linker bovenhoek. Ziet u ook hier geen vragenlijst staan, dan is er voor deze AGB-code(s) geen vragenlijst klaargezet. Neem in dit geval contact op met de betreffende zorgverzekeraar.

Let op; in de e-mail die u ontvangt vanuit de zorgverzekeraar wordt aangegeven op welke AGB-code de vragenlijst is klaargezet.

Hoe kan ik een vragenlijst openen?

Door in de eerste kolom ‘Actie’ op het icoontje met de pen   te klikken wordt de vragenlijst geopend.

Waarom zie ik geen vragenlijst klaarstaan?

Allereerst is het belangrijk om te weten of de zorgverzekeraar vragenlijsten aanbiedt middels het Zorginkoopportaal bij VECOZO. Is dit niet het geval, dan verwijzen wij u naar de website van de betreffende zorgverzekeraar.

Wanneer er voor u een vragenlijst is klaargezet, hebt u hier een bevestigingsemail van ontvangen van de zorgverzekeraar. Hierin staat de AGB-code vermeld waar de vragenlijst voor u op is klaargezet.

Dat u een benodigde vragenlijst niet ziet staan kan verschillende oorzaken hebben:

• Sommige zorgverzekeraars stellen de vragenlijst op de AGB-code van zorgverlener beschikbaar, andere op de AGB-code van de praktijk. Selecteer na het inloggen de gewenste AGB-code. Dat kan als er meerdere AGB-codes aan uw certificaat gekoppeld zijn. Ook op volgende pagina’s kunt u linksboven in het scherm altijd nog van AGB-code wisselen.
• Bepaalde vragenlijsten worden alleen aan geselecteerde zorgaanbieders beschikbaar gesteld. Bent u ervan overtuigd dat u de vragenlijst ook moet invullen? Neem dan contact op met de zorgverzekeraar.

Contactgegevens zorgverzekeraar

Zijn bovenstaande oorzaken niet van toepassing, neem dan contact op met onze Afdeling Support & Administratie.

Contact

Door op het PDF-icoon   in de kolom ‘Export’ te klikken kunt u de vragenlijst – uitsluitend voor intern gebruik - in PDF-formaat opvragen.

Als de vragenlijst zichtbaar is klikt u op het icoontje met de pen   onder de eerste kolom ‘Acties’.  De vragenlijst wordt de nu geopend. Het eerste scherm bevat een voorwoord. Door op de knop ‘Volgende’ te klikken gaat u naar de volgende pagina.

Als u op de knop 'Volgende' klikt komt u op het scherm terecht van de betreffende vragenlijst.

De knop ‘Volgende’ wordt pas getoond wanneer u alle verplichte velden op deze pagina heeft ingevuld. In dit geval dient het vakje ‘gevalideerd’ aangevinkt te worden. Zodra dat gebeurd is wordt de knop ‘Volgende’ getoond en kunt u verder met het invullen van de volgende pagina van de vragenlijst. Door op de knop ‘Vorige’ te klikken gaat u naar de vorige pagina van de vragenlijst, in dit geval met de eerste vragen.

Een vragenlijst kan één van de volgende statussen hebben:

• Inzienbaar

Beantwoordingstermijn nog niet actief (gaat open in de toekomst) of niet meer actief (verstreken). In het geval de beantwoordingstermijn verstreken is, is de vragenlijst niet bevestigd. Dit kunt u zien aan de datum in de kolom ‘einddatum’.

• Open & niet bevestigd

Vragenlijst kan beantwoord worden. Een eventuele beantwoording is nog niet bevestigd. De beantwoordingstermijn is nog niet verstreken.

• Open & bevestigd

Vragenlijst beantwoord en bevestigd. De beantwoording kan nog gewijzigd worden. De beantwoordingstermijn is nog niet verstreken.

• Inzienbaar & bevestigd

Vragenlijst beantwoord en bevestigd. De beantwoording kan niet gewijzigd worden; tenzij de zorgverzekeraar de vragenlijst weer openstelt. Dit kan alleen binnen de beantwoordingstermijn van de vragenlijst.

Wanneer u ingelogd bent op de uitvraagmodule en u ziet een vragenlijst staan dan kunt u klikken op het icoontje met de pen onder de eerste kolom ‘Acties’. De vragenlijst wordt nu geopend zodat u de vragenlijst kunt invullen. Wanneer u dit doet en de vragenlijst is alsnog niet in te vullen, kan dit te maken hebben met de status van de vragenlijst. Alleen wanneer de vragenlijst de status ‘Open en niet bevestigd’ of ’Open en bevestigd’ heeft, kunt u de vragenlijst invullen of wijzigen.

Bij overige statussen is het niet mogelijk om de vragenlijst te beantwoorden. Wanneer de vragenlijst de status ‘Inzienbaar’ heeft moet u wachten tot de vragenlijst open komt te staan; de beantwoordingstermijn is nog niet actief. Wanneer de vragenlijst de status ’Inzienbaar en Bevestigd’ heeft, dan is de vragenlijst al beantwoord en bevestigd. Om de antwoorden in de vragenlijst te wijzigen moet te zorgverzekeraar de vragenlijst opnieuw openstellen. Dit kan alleen binnen de beantwoordingstermijn van de vragenlijst. Neem hiervoor contact op met de contracteerafdeling van de desbetreffende zorgverzekeraar.

Contactgegevens Zorgverzekeraar

Afhankelijk van het type vraag zijn verschillende soorten antwoorden mogelijk, zoals het invoeren van een tekst (zoals hieronder), het selecteren van één antwoord, het selecteren van meerdere antwoorden en het bijvoegen van een document.

Antwoorden kunnen verplicht of optioneel zijn en moeten al dan niet voldoen aan bepaalde criteria (b.v. een postcode moet voldoen aan de Nederlandse notatie van een postcode).

Afhankelijk van een ingevuld antwoord kunnen op basis van dit antwoord eventueel aanvullende vragen worden getoond (bijvoorbeeld het bijvoegen van een nieuw Kamer van Koophandel uittreksel wanneer u heeft ingevuld dat uw KvK-gegevens zijn gewijzigd).

Mogelijk hebt u niet alle verplichte velden op het huidige scherm ingevuld. Pas wanneer u alle verplichte velden heeft ingevuld, verschijnt de knop ‘volgende’ en kunt u naar de volgende pagina van de vragenlijst. Is dit niet het geval,  neem dan contact op met de afdeling Support & Administratie.

Contact

Onderaan iedere pagina staat de knop ‘Volgende’. Als u hierop klikt worden alle ingevulde gegevens op de pagina opgeslagen. Als u vervolgens naar een vorige pagina gaat en daarna weer terug gaat zonder gegevens te wijzigen, dan ziet u dat de gegevens bewaard zijn gebleven.

Als nog niet alle verplichte velden zijn ingevuld krijg u een foutboodschap met opgave van alle vragen op de pagina die niet of niet correct zijn ingevuld. Wanneer u alle (verplichte) vragen hebt ingevuld moet u de ingevulde vragenlijst nog te bevestigen.

Na het invullen van de vragenlijst ziet u nu een scherm waarin de knop ‘Bevestigen’ te zien is.

Nadat u op de knop ‘Bevestigen’ hebt geklikt, verschijnt onderstaand scherm. In het scherm ziet u de datum, uw naam en uw certificaatnummer. Als u akkoord gaat, klikt u op de knop ‘Ik ga akkoord’.

Vervolgens verschijnt een bevestiging. Er wordt ook een bevestiging per e-mail gestuurd.

Wanneer er sprake is van een uitvraag inclusief contractering dan zal in het scherm ook de conclusie van de zorgverzekeraar getoond worden. Hierin kan de uitkomst worden getoond inclusief de vervolgstappen.

U kunt de vragenlijst in PDF-formaat opvragen door in bovenstaand scherm op het PDF-icoon te klikken. Als u op de knop ‘Volgende’ klikt verschijnt tot slot nog een pagina met een nawoord.

In het overzicht van vragenlijsten is de status van de vragenlijst veranderd in open & bevestigd. Ook hier kunt u de vragenlijst in PDF-formaat opvragen.

Als u een ingevulde, maar nog niet bevestigde vragenlijst wilt wijzigen (in de openstellingsperiode), dan opent u de vragenlijst. Vervolgens kunt u wijzigingen in de reeds ingevulde antwoorden aanbrengen. Op basis van de gewijzigde antwoorden kunnen opvolgende vragen verwijderd en/of toegevoegd zijn.

Als de vragenlijst reeds bevestigd is, dan wordt de status van de vragenlijst aangepast naar ‘Inzienbaar & Bevestigd’. Als u hierin nog wenst te wijzigen moet u contact opnemen met  de betreffende zorgverzekeraar. Zij hebben de mogelijkheid om de vragenlijst nogmaals te openen.

Contactgegevens zorgverzekeraars

Wanneer de zorgverzekeraar de vragenlijst niet (meer) kan openzetten, kan de vragenlijst niet meer aangepast worden

Het kan voorkomen dat bij het invullen van de vragenlijst een time-out optreedt. Het kan zijn dat u voor het invullen van de vragenlijst bepaalde gegevens moet opzoeken en dat dit tijd kost om te verzamelen. Als dit te lang duurt zal een time-out optreden. Aan de time-out periode kunnen wij niets veranderen.

U kunt de vragenlijst opnieuw opstarten om de vragen opnieuw te beantwoorden.